Kiekvienas verslininkas, nesvarbu, ar tai būtų individualią veiklą vykdantis laisvai samdomas specialistas, ar stambios UAB vadovas, anksčiau ar vėliau susiduria su momentu, kai reikia „išrašyti popierių“. Atrodytų, kas čia sudėtingo? Surašai sumas, pridedi PVM ir siunti. Tačiau realybė, kaip dažnai nutinka verslo pasaulyje, slepiasi detalėse. PVM sąskaita faktūra nėra tik paprastas mokėjimo prašymas. Tai yra griežtos atskaitomybės dokumentas, turintis teisinę galią, o jo neteisingas užpildymas gali užtraukti nemalonę ne tik prieš klientą, bet, kas daug skaudžiau – prieš Valstybinę mokesčių inspekciją (VMI).
Šiame straipsnyje mes ne tik išnagrinėsime sausus įstatymų reikalavimus. Mes pasistengsime pažvelgti į sąskaitų faktūrų išrašymo procesą kaip į verslo higienos dalį, aptarsime dažniausiai pasitaikančius „kabliukus“, dėl kurių vėliau tenka raudonuoti buhalteriams, ir pateiksime aiškią struktūrą, kaip turi atrodyti tobulas PVM sąskaitos faktūros pavyzdys, kuris nekels jokių abejonių mokesčių administratoriams.
Kodėl „Excel“ lentelė ne visada yra geriausias draugas?
Daugelis verslo naujokų, taupydami lėšas specializuotoms apskaitos programoms, sąskaitas pradeda rašyti tiesiog „Word“ arba „Excel“ formatu. Iš principo, tai nėra draudžiama. Įstatymas nereikalauja, kad sąskaita būtų išrašyta naudojant konkrečią programinę įrangą, svarbu, kad joje būtų visi privalomi rekvizitai. Tačiau čia slypi didelė žmogiškųjų klaidų rizika.
Įsivaizduokite situaciją: skubate išsiųsti sąskaitą klientui penktadienio vakarą. Paimate praėjusio mėnesio sąskaitos failą, paspaudžiate „Save As“, pakeičiate kliento pavadinimą, sumas, bet… pamirštate pakeisti sąskaitos datą arba, dar blogiau, serijos numerį. Rezultatas? Duok Dieve, jei klientas tiesiog paprašys pataisyti. Blogesniu atveju, tokia klaida „išlįs“ tik metinio balanso metu arba VMI patikrinimo metu, kai paaiškės, kad turite dvi sąskaitas tuo pačiu numeriu, bet skirtingomis sumomis. Todėl, nors šiame straipsnyje analizuojame sąskaitos struktūrą, kurią galite susikurti patys, visada rekomenduojama ilgalaikėje perspektyvoje pereiti prie automatizuotų sprendimų.
Privalomi rekvizitai: Šventasis raštas buhalteriui
Lietuvos Respublikos PVM įstatymas (konkrečiai 80 straipsnis) nustato labai aiškų sąrašą duomenų, kurie privalo būti kiekvienoje PVM sąskaitoje faktūroje. Jei trūksta bent vieno iš jų – dokumentas gali būti pripažintas negaliojančiu, o tai reiškia, kad jūsų klientas negalės įtraukti pirkimo PVM į atskaitą. Tai – tiesioginis kelias į konfliktą.
Panagrinėkime kiekvieną elementą detaliau:
- Išrašymo data. Tai diena, kada dokumentas yra sugeneruojamas. Svarbu nesupainioti su prekių pristatymo data (apie tai – žemiau).
- Serija ir numeris. Tai unikalus dokumento identifikatorius. Seriją galite pasirinkti patys (pvz., jūsų įmonės pavadinimo trumpinys), tačiau numeracija privalo būti didėjanti. Negalima „šokinėti“ per numerius ar naudoti tų pačių numerių skirtingiems sandoriams.
- Prekių tiekėjas (paslaugų teikėjas). Jūsų įmonės pavadinimas, kodas, PVM mokėtojo kodas ir adresas. Beje, PVM mokėtojo kodas yra kritinis elementas – be jo PVM sąskaita faktūra tėra paprastas skolos raštelis.
- Pirkėjas (klientas). Analogiški duomenys apie pirkėją. Jei pirkėjas yra fizinis asmuo, nurodomas vardas, pavardė ir, jei reikia, asmens kodas (nors BDAR kontekste su asmens kodais reikia elgtis atsargiai, mokesčių tikslais tai vis dar naudojama).
- Prekės ar paslaugos pavadinimas. „Konsultacinės paslaugos“ yra per platus apibrėžimas. VMI mėgsta konkretumą. Geriau rašyti: „Marketingo konsultacijos pagal 2023-10-01 sutartį“. Kuo detaliau, tuo mažiau klausimų ateityje.
- Kiekis, matavimo vienetai ir vieneto kaina. Viskas turi būti aiškiai išskaidyta. Kaina nurodoma be PVM.
- PVM tarifas. Lietuvoje standartinis tarifas yra 21%, tačiau yra išimčių (9%, 5% ar 0%). Būtina nurodyti, koks tarifas taikomas.
- PVM suma. Tiksli mokesčio suma eurais.
- Galutinė suma apmokėjimui. Kaina su PVM.
Ką daryti, jei paslauga suteikta vieną dieną, o sąskaita išrašoma kitą?
Tai viena dažniausių pradedančiųjų klaidų. Įsivaizduokite, kad prekes pristatėte spalio 30 d., o sąskaitą sėdote rašyti lapkričio 2 d. Tokiu atveju sąskaitoje turi atsirasti papildomas rekvizitas – prekių tiekimo arba paslaugų teikimo data.
Kodėl tai svarbu? Nes PVM prievolė atsiranda tą mėnesį, kai įvyko faktinis sandoris (prekės pristatytos), o ne tada, kai jūs sugalvojote išrašyti popierių. Jei nenurodysite tikslios tiekimo datos, buhalterija gali neteisingai priskirti pajamas laikotarpiui, o tai lems klaidingas PVM deklaracijas.
Vizualus PVM sąskaitos faktūros pavyzdys
Kad teorija taptų praktika, pažvelkime, kaip turėtų atrodyti tvarkingas dokumentas. Žemiau pateikiamas struktūruotas išdėstymas, kurį galite naudoti kaip šabloną savo veikloje.
Sąskaita faktūra Serija UAB Nr. 1024
Data: 2023 m. spalio 25 d.
Prekių tiekimo data: 2023 m. spalio 24 d.
PARDAVĖJAS:
UAB „Mano Įmonė“
Įmonės kodas: 123456789
PVM mokėtojo kodas: LT123456789
Adresas: Verslo g. 1, Vilnius
Atsiskaitomoji sąskaita: LT00 0000 0000 0000 0000
Bankas: AB „Bankas“
PIRKĖJAS:
UAB „Klientas“
Įmonės kodas: 987654321
PVM mokėtojo kodas: LT987654321
Adresas: Pirkėjų al. 5, Kaunas
| Eil. Nr. | Prekės / Paslaugos pavadinimas | Mat. vnt. | Kiekis | Kaina (be PVM) | Suma (be PVM) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | IT priežiūros paslaugos už 2023 m. spalio mėn. | vnt. | 1 | 1000,00 € | 1000,00 € |
Suma be PVM: 1000,00 €
PVM (21%): 210,00 €
Iš viso mokėti: 1210,00 €
Suma žodžiais: Vienas tūkstantis du šimtai dešimt eurų, 00 ct.
Sąskaitą išrašė: Direktorius Vardas Pavardenis
Dažniausiai užduodami klausimai apie PVM sąskaitas (ir mitų griovimas)
Net ir turint tobulą šabloną, verslo kasdienybėje kyla įvairių nestandartinių situacijų. Panagrinėkime keletą iš jų.
Ar būtinas parašas ir antspaudas?
Tai vienas gajausių mitų, atėjęs iš senų laikų. Šiuolaikinėje apskaitoje fizinis parašas ir mėlynas antspaudas ant PVM sąskaitos faktūros nėra privalomi. Sąskaitos faktūros galiojimui pakanka, kad ji turėtų visus privalomus rekvizitus. Žinoma, jei siunčiate popierinę versiją, parašas prideda solidumo ir „svorio“, tačiau teisiniu požiūriu elektroniniu paštu išsiųstas PDF failas be parašo yra visiškai tinkamas dokumentas įtraukti į apskaitą. Svarbiausia – autentiškumo ir turinio vientisumo užtikrinimas (ką puikiai atlieka šiuolaikinės sistemos).
Ką daryti suklydus? Kreditinė sąskaita
Klaidos neišvengiamos. Jei išrašėte sąskaitą, o klientas prekę grąžino arba suteikėte nuolaidą po faktinio išrašymo, jokiu būdu negalima tiesiog „ištrinti“ senos sąskaitos, jei ji jau buvo apskaityta ar, dar blogiau, deklaruota i.SAF sistemoje. Tokiu atveju rašoma Kreditinė PVM sąskaita faktūra (dažnai vadinama tiesiog kreditine sąskaita).
Joje privaloma nurodyti:
- Nuorodą į pradinę sąskaitą (kurią tikslinate).
- Tikslinimo priežastį (pvz., „Prekių grąžinimas“).
- Sumas su minuso ženklu.
Tai leidžia buhalteriškai teisingai „anuliuoti“ skolą ir susigrąžinti sumokėtiną PVM iš valstybės.
Atvirkštinis PVM (Reverse Charge)
Jei dirbate statybų sektoriuje arba prekiaujate specifinėmis prekėmis (pvz., metalo laužu, mobiliaisiais telefonais tam tikrais atvejais), galite susidurti su atvirkštiniu PVM apmokestinimu. Tokiu atveju sąskaitoje PVM tarifas nurodomas kaip 0% arba tiesiog neapskaičiuojamas, tačiau privaloma įrašyti magišką frazę: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (arba angliškai „Reverse charge“). Tai signalizuoja pirkėjui, kad PVM prievolę perima jis.
Elektroninės sąskaitos ir i.SAF – skaitmeninė revoliucija
Lietuva yra viena iš lyderių Europoje diegiant išmaniąją mokesčių administravimo sistemą (i.MAS). Viena iš jos posistemių – i.SAF (Elektroninių sąskaitų faktūrų posistemis) – iš esmės pakeitė žaidimo taisykles.
Kiekvienas PVM mokėtojas privalo reguliariai teikti duomenis apie gautas ir išrašytas sąskaitas VMI registrui. Tai reiškia, kad jūsų „popierinis“ PVM sąskaitos faktūros pavyzdys turi idealiai sutapti su tuo, ką deklaruojate skaitmeniniu būdu. Sistema atlieka vadinamąjį „kryžminį sutikrinimą“ (cross-check). Jei jūs deklaravote, kad pardavėte prekių už 1000 Eur, o jūsų klientas deklaravo, kad pirko už 100 Eur – VMI sistema automatiškai uždega raudoną signalą.
Būtent dėl i.SAF sistemos svarbos, rekvizitų tikslumas tapo nebe rekomendacija, o būtinybe. Suklydus PVM mokėtojo kode, sistema tiesiog nepriims įrašo arba sugeneruos neatitikimą, kurį vėliau teks ilgai ir nuobodžiai aiškintis su mokesčių administratoriumi.
Tarptautinė prekyba: Invoisai užsienio klientams
Kai prekiaujate su užsieniu, lietuviškas PVM sąskaitos faktūros pavyzdys šiek tiek transformuojasi. Nors esminė struktūra išlieka, atsiranda niuansų:
- Kalba. Sąskaita turėtų būti dvikalbė (lietuvių/anglų) arba ta kalba, kurią supranta abi šalys. Tačiau mokesčių administratorius Lietuvoje turi teisę pareikalauti vertimo, tad lietuvių kalba (bent jau stulpelių pavadinimuose) yra saugus pasirinkimas.
- PVM tarifas ES viduje. Jei parduodate prekes kitos ES šalies PVM mokėtojui, dažniausiai taikomas 0% PVM tarifas (pagal PVM direktyvą). Tačiau tam būtina sąskaitoje nurodyti pirkėjo PVM kodą ir įsitikinti, kad jis galioja (tai galima padaryti VIES sistemoje).
- Valiuta. Jei sąskaitą išrašote ne eurais (pvz., JAV doleriais), privalote nurodyti PVM sumą ir eurais pagal tos dienos oficialų Europos Centrinio Banko kursą. Tai kritiškai svarbu teisingam mokesčių apskaičiavimui.
Avansinės sąskaitos – ar tai tas pats?
Dažnas klausimas: ar išankstinė sąskaita (proforma) yra tas pats, kas PVM sąskaita faktūra? Griežtas atsakymas – ne.
Išankstinė sąskaita yra tiesiog komercinis pasiūlymas arba kvietimas mokėti. Ji netraukiama į apskaitą kaip pajamos ir pagal ją negalima daryti PVM atskaitos. Tik gavus apmokėjimą (arba atlikus paslaugą) privalo būti išrašoma tikra PVM sąskaita faktūra. Todėl niekada nenaudokite PVM sąskaitos faktūros serijos ir numeracijos išankstinėms sąskaitoms – joms susikurkite atskirą, pavyzdžiui, „IŠ-001“ seriją.
Apibendrinimas: Tvarka lemia ramybę
PVM sąskaitos faktūros pavyzdys, kurį aptarėme, yra daugiau nei lentelė su skaičiais. Tai jūsų verslo veidrodis. Tvarkingos, laiku išrašytos ir visus rekvizitus turinčios sąskaitos rodo jūsų profesionalumą ir pagarbą partneriams.
Nors pradžioje reikalavimų gausa gali gąsdinti, perpratus logiką – viskas tampa paprasta. Svarbiausia taisyklė: jei abejojate dėl PVM tarifo ar sąskaitos įforminimo, geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš išsiunčiant dokumentą, nei vėliau taisyti klaidas i.SAF sistemoje ar aiškintis VMI inspektoriams. Investicija į tvarkingą sąskaitų administravimą visada atsiperka ramiu miegu ir sklandžiais pinigų srautais.
Atminkite, kad PVM įstatymai keičiasi, todėl šis straipsnis yra orientacinis. Visada rekomenduojama sekti naujausią VMI informaciją arba naudotis profesionaliomis apskaitos sistemomis, kurios automatiškai atnaujina šablonus pagal galiojančius teisės aktus.