E. faktūros ir e. parašas: Išsamus gidas į skaitmeninę verslo ateitį Lietuvoje

Gyvename amžiuje, kai žodžiai „skaitmeninė transformacija“ skamba nebe kaip tolimos ateities prognozė, o kaip kasdienė realybė. Technologijos nenumaldomai keičia mūsų darbo, bendravimo ir net vartojimo įpročius. Verslo pasaulis – ne išimtis. Čia pokyčiai vyksta galbūt net sparčiau nei bet kur kitur. Popieriniai dokumentai, segtuvų pilnos spintos ir rankinis duomenų suvedinėjimas pamažu, bet užtikrintai tampa praeities reliktu. Šios transformacijos priešakyje Lietuvoje, kaip ir visoje Europos Sąjungoje, stovi du galingi įrankiai: elektroninės sąskaitos-faktūros (e. faktūros) ir elektroninis parašas (e. parašas). Tai ne tik modernios technologijos, bet ir strateginiai instrumentai, leidžiantys verslui tapti efektyvesniam, saugesniam ir konkurencingesniam. Pamirškite pašto ženklus, spausdintuvų kasetes ir ilgą laukimą – ateitis yra skaitmeninė, ir ji jau čia.

Kas iš tiesų yra elektroninė sąskaita-faktūra (e. faktūra)?

Pirmiausia, būtina išsklaidyti vieną paplitusį mitą. Elektroninė sąskaita-faktūra nėra tiesiog įprastos, popierinės sąskaitos skaitmeninė kopija, išsaugota PDF formatu ir išsiųsta elektroniniu paštu. Nors toks būdas irgi yra žingsnis į priekį, palyginti su fiziniu siuntimu, tikroji e. faktūros galia slypi visai kitur. Tikra e. faktūra – tai struktūrizuotų duomenų rinkinys, sukurtas, išsiųstas ir gaunamas standartizuotu elektroniniu formatu, pavyzdžiui, XML (angl. eXtensible Markup Language).

Ką tai reiškia praktiškai? Įsivaizduokite, kad vietoje paveikslėlio (kaip kad yra PDF dokumentas), kurį žmogus turi perskaityti ir ranka suvesti duomenis į apskaitos sistemą, jūs siunčiate „protingą“ dokumentą. Šiame dokumente visa informacija – tiekėjo rekvizitai, pirkėjo duomenys, prekių ar paslaugų sąrašas, kainos, PVM tarifas, suma – yra aiškiai apibrėžta ir pažymėta specialiomis gairėmis. Dėl šios struktūros, gavėjo apskaitos programa gali automatiškai „perskaityti“ ir importuoti visus sąskaitos duomenis be jokio žmogaus įsikišimo. Tai eliminuoja žmogiškąsias klaidas, kurios neišvengiamai pasitaiko perrašinėjant informaciją, ir sutrumpina sąskaitos apdorojimo laiką nuo kelių minučių ar net valandų iki kelių sekundžių.

Europos Sąjungos lygmeniu e. faktūrų standartizavimą įtvirtino 2014 m. priimta direktyva, kuria buvo sukurtas bendras europinis standartas. Tai užtikrina, kad lietuviška įmonė gali be jokių trikdžių nusiųsti e. faktūrą partneriui Vokietijoje ar Ispanijoje, ir jo sistema ją supras lygiai taip pat, kaip ir vietinę.

Valstybinė sistema „E. sąskaita“: kas tai ir kam ji aktuali?

Siekdama paskatinti e. faktūrų naudojimą ir standartizuoti procesus viešajame sektoriuje, Lietuva, kaip ir kitos ES narės, įdiegė nacionalinę e. faktūrų tvarkymo platformą. Mūsų šalyje tai – VĮ „Registrų centras“ administruojama informacinė sistema „E. sąskaita“.

Nuo 2019 metų liepos 1 dienos visos perkančiosios organizacijos (valstybės ir savivaldybių institucijos, įmonės, perkančios pagal Viešųjų pirkimų įstatymą) privalo gebėti priimti ir apdoroti Europos standartą atitinkančias elektronines sąskaitas. Tai reiškia, kad bet kuris verslas, tiekiantis prekes ar paslaugas viešajam sektoriui, gali (o kai kuriais atvejais ir privalo) teikti sąskaitas būtent per „E. sąskaita“ sistemą. Šis reikalavimas tapo galingu impulsu verslui skaitmenizuotis.

Tačiau „E. sąskaita“ nėra skirta tik B2G (angl. Business-to-Government) segmentui. Sistema sėkmingai gali būti naudojama ir B2B (angl. Business-to-Business) transakcijoms. Įmonės gali registruotis sistemoje ir siųsti bei gauti e. faktūras iš savo verslo partnerių. Tai ypač patogu smulkiam ir vidutiniam verslui, kuris galbūt neturi lėšų investuoti į brangią apskaitos programinę įrangą su integruotu e. faktūrų moduliu. „E. sąskaita“ suteikia bazinį, tačiau patikimą ir nemokamą įrankį žengti į skaitmeninį pasaulį.

Neabejotina e. faktūrų nauda jūsų verslui

Perėjimas prie elektroninių sąskaitų nėra tik duoklė madai ar prievolė dirbant su viešuoju sektoriumi. Tai strategiškai protingas sprendimas, atnešantis apčiuopiamos naudos.

• Radikalus kaštų mažinimas. Paskaičiuokime: popierius, spausdintuvo kasetės ar milteliai, vokai, pašto ženklai, siuntimo išlaidos. O kur dar archyvavimo kaštai – patalpos, lentynos, segtuvai. E. faktūros visa tai paverčia nereikalingomis išlaidomis. Skaičiuojama, kad apdoroti vieną popierinę sąskaitą įmonei kainuoja kelis ar net keliolika eurų, o elektroninės sąskaitos apdorojimo kaštai tesiekia centus.
• Milžiniškas laiko taupymas. Automatizuotas procesas yra nepalyginamai greitesnis. Nebereikia spausdinti, lankstyti, dėti į voką, nešti į paštą. Gavėjui nebereikia atplėšti voko, nuskenuoti ar ranka suvesti duomenų. Sąskaita keliauja akimirksniu, o jos duomenys į apskaitą patenka per kelias sekundes. Atlaisvintas laikas – tai laikas, kurį darbuotojai gali skirti vertę kuriančioms užduotims, o ne mechaniniam darbui.
• Klaidų prevencija. Kiek kartų teko aiškintis dėl neteisingai įvesto įmonės kodo, PVM sumos ar adreso? Struktūrizuoti duomenys e. faktūroje praktiškai eliminuoja tokių klaidų tikimybę, nes informacija perduodama tiesiogiai iš vienos sistemos į kitą.
• Efektyvesnis atsiskaitymų valdymas. Greitesnis sąskaitų apdorojimas reiškia greitesnį jų patvirtinimą ir apmokėjimą. Tai tiesiogiai veikia įmonės pinigų srautus (angl. cash flow). Užuot laukus savaitę, kol sąskaita pasieks gavėją ir bus apdorota, viskas gali įvykti per vieną dieną. Tai leidžia geriau planuoti finansus ir išvengti apyvartinių lėšų trūkumo.
• Tvarumas ir ekologija. Tūkstančiai įmonių, siunčiančių milijonus sąskaitų, sunaudoja milžinišką kiekį popieriaus, vadinasi, medienos. Perėjimas prie e. faktūrų – tai realus ir svarus indėlis į aplinkos tausojimą.

Elektroninis parašas (e. parašas): daugiau nei tik skaitmeninis autografas

Jei e. faktūra yra skaitmeninė žinutė, tai elektroninis parašas yra antspaudas, garantuojantis jos (ir bet kurio kito dokumento) autentiškumą, vientisumą ir teisinę galią. Kaip ir e. faktūrų atveju, svarbu suprasti, kad e. parašas nėra tiesiog nuskenuotas jūsų ranka rašyto parašo paveikslėlis, įklijuotas į dokumentą.

E. parašas – tai kriptografiniais metodais sukurti duomenys, kurie yra logiškai susiejami su kitais elektroniniais duomenimis (pavyzdžiui, sutarties tekstu ar e. faktūros duomenimis) ir kuriuos pasirašantysis asmuo naudoja pasirašymui. Pagal visoje ES galiojantį eIDAS reglamentą, yra trys e. parašo lygiai:

1. Paprastas elektroninis parašas (SES). Tai pati paprasčiausia forma, neturinti griežtų techninių reikalavimų. Pavyzdžiui, tai galėtų būti jūsų vardas ir pavardė el. laiško pabaigoje. Jis turi silpniausią teisinę galią.
2. Pažangusis elektroninis parašas (AdES). Šis lygis jau turi atitikti tam tikrus reikalavimus: jis turi būti vienareikšmiškai susietas su pasirašančiuoju asmeniu, leisti jį identifikuoti, būti sukurtas priemonėmis, kurias pasirašantysis gali vienas kontroliuoti, ir susietas su pasirašomais duomenimis taip, kad bet koks vėlesnis duomenų pakeitimas būtų pastebimas.
3. Kvalifikuotas elektroninis parašas (QES). Tai aukščiausias ir saugiausias lygis. Jis yra kuriamas kvalifikuota elektroninio parašo kūrimo priemone ir yra pagrįstas kvalifikuotu elektroninio parašo sertifikatu. Svarbiausia – kvalifikuotas elektroninis parašas visoje Europos Sąjungoje turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas.

Kodėl kvalifikuotas e. parašas yra būtinas moderniam verslui?

Būtent kvalifikuotas e. parašas (QES) atveria plačiausias galimybes. Lietuvoje mes turime puikiai išvystytą infrastruktūrą jam gauti ir naudoti. Populiariausios priemonės yra:

• Mobilusis parašas (m. parašas). Išduodamas mobiliojo ryšio operatorių (Telia, Bitė, Tele2) ir susiejamas su jūsų SIM kortele. Tai leidžia pasirašinėti dokumentus tiesiog telefonu, įvedus sPIN kodą.
• Smart-ID. Nemokama programėlė išmaniajame telefone. Pasiekus aukščiausią, kvalifikuoto parašo, lygį (tam reikalinga biometrinė identifikacija arba apsilankymas banko skyriuje), ja galima pasirašinėti dokumentus ir jungtis prie įvairių sistemų.
• Stacionarus e. parašas. Išduodamas VĮ „Registrų centras“ lustinėje kortelėje arba USB laikmenoje. Dažniau naudojamas darbo vietose, kur reikalingas didelis saugumo lygis.

Turėdami QES, jūs galite ne tik pasirašinėti komercines sutartis su partneriais, bet ir teikti visus būtinus dokumentus valstybinėms institucijoms visiškai nuotoliniu būdu: teikti finansines ataskaitas Registrų centrui, deklaracijas Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI), teikti duomenis „Sodrai“, steigti įmonę, keisti įstatus ir atlikti daugybę kitų teisinių veiksmų. Tai neįtikėtinai taupo laiką ir leidžia valdyti verslą iš bet kurios pasaulio vietos.

Sinergija: kai e. faktūra ir e. parašas veikia išvien

Tikroji skaitmeninės transformacijos magija atsiskleidžia, kai šios dvi technologijos sujungiamos. Įsivaizduokite procesą: jūsų buhalterinė programa sugeneruoja standartizuotą, struktūrizuotą e. faktūrą (XML formato). Tada įmonės vadovas ar atsakingas asmuo, naudodamasis savo mobiliuoju parašu ar Smart-ID, pasirašo šį dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu. Pasirašyta e. faktūra yra išsiunčiama partneriui per „E. sąskaita“ sistemą ar kitą e. faktūrų operatorių.

Ką mes gauname? Gauname dokumentą, kuris yra:

• Struktūrizuotas: jį galima apdoroti automatiškai.
• Autentiškas: e. parašas patvirtina, kad jį išsiuntė būtent ta įmonė, o ne apsimetėlis.
• Vientisas: kriptografinės priemonės užtikrina, kad po pasirašymo dokumentas nebuvo pakeistas. Bet koks bandymas pakoreguoti bent vieną skaičių ar raidę pažeistų parašo vientisumą ir tai būtų akimirksniu pastebėta.
• Teisiškai galiojantis: QES suteikia dokumentui tokią pačią galią kaip ir popieriniam, pasirašytam ranka ir patvirtintam antspaudu.

Tai – visiškai skaitmeninis, saugus, efektyvus ir teisiškai nenuginčijamas procesas, kuris yra šiuolaikinio, skaidraus ir efektyvaus verslo pagrindas.

Žingsnis po žingsnio: kaip pradėti?

Jei vis dar dvejojate, štai keli paprasti žingsniai, kaip jūsų įmonė gali pradėti šią kelionę:

1. Įvertinkite situaciją. Apskaičiuokite, kiek sąskaitų išrašote ir gaunate per mėnesį. Kiek laiko ir pinigų skiriate šiam procesui dabar?
2. Pasirūpinkite e. parašu. Pirmiausia, pasirūpinkite, kad įmonės vadovas ir kiti atsakingi asmenys turėtų kvalifikuotą e. parašą. Tai nieko nekainuoja (Smart-ID atveju) arba kainuoja kelis eurus per mėnesį (m. parašo atveju) ir yra pirmas žingsnis.
3. Pasirinkite įrankius. Pasitarkite su savo apskaitos programos tiekėju – galbūt joje jau yra integruotas e. faktūrų siuntimo ir gavimo modulis. Jei ne, galite naudotis „E. sąskaita“ sistema arba rinktis iš privataus sektoriaus e. faktūrų operatorių, kurie dažnai siūlo papildomų funkcijų, pavyzdžiui, automatinį sąskaitų susiejimą su mokėjimais ar išmanesnį archyvavimą.
4. Informuokite partnerius. Praneškite savo tiekėjams ir klientams, kad pereinate prie e. faktūrų. Kuo daugiau jūsų partnerių taip pat naudos šią sistemą, tuo didesnę naudą pajusite visi.

Pabaigai: nebijokite pokyčių

Elektroninės sąskaitos ir elektroninis parašas nebėra tik galimybė – tai būtinybė, lemianti verslo ilgaamžiškumą ir sėkmę. Iš pirmo žvilgsnio pokyčiai gali atrodyti sudėtingi, tačiau praktikoje perėjimas yra kur kas paprastesnis, nei daugelis įsivaizduoja. Pradėję naudotis šiais įrankiais, labai greitai pajusite apčiuopiamą naudą ir stebėsitės, kaip anksčiau galėjote dirbti kitaip. Investicija į skaitmeninius procesus – tai investicija į savo verslo ateitį: efektyvesnę, saugesnę, skaidresnę ir tvaresnę.