E. sąskaita: Išsamus gidas į skaitmeninę atsiskaitymų ateitį Lietuvoje

Gyvename amžiuje, kai skaitmeninė transformacija paliečia kiekvieną mūsų gyvenimo sritį – nuo bendravimo iki apsipirkimo. Ne išimtis ir verslo bei asmeninių finansų valdymas. Vienas iš ryškiausių šios transformacijos pavyzdžių, pamažu, bet užtikrintai keičiantis nusistovėjusią tvarką, yra elektroninė sąskaita faktūra, dažnai trumpinama kaip „e. sąskaita“. Nors daugeliui šis terminas vis dar asocijuojasi tiesiog su PDF formatu el. paštu gautu dokumentu, tikroji e. sąskaitos samprata yra kur kas gilesnė ir jos teikiami privalumai – gerokai svaresni. Tai ne ateities vizija, o dabarties realybė, į kurią neria vis daugiau Lietuvos ir Europos įmonių bei viešojo sektoriaus įstaigų. Šiame išsamiame gide panagrinėsime, kas iš tiesų yra e. sąskaita, kokia jos nauda verslui ir privatiems asmenims, kaip ji veikia ir kodėl jos įdiegimas gali tapti strateginiu žingsniu į efektyvesnį ir tvaresnį rytojų.

Kas slypi po „e. sąskaitos“ terminu? Daugiau nei tik PDF

Pirmiausia, būtina nubrėžti aiškią ribą tarp paprastos elektroniniu paštu siunčiamos sąskaitos (pavyzdžiui, PDF ar Word formatu) ir tikrosios elektroninės sąskaitos faktūros. Nors abu variantai yra skaitmeniniai, jų esmė ir technologinis pagrindas skiriasi iš esmės.

Įprasta PDF sąskaita yra tiesiog skaitmeninis popierinio dokumento atvaizdas. Norint jos duomenis įvesti į apskaitos programą, buhalteriui ar pačiam asmeniui reikia rankiniu būdu nurašyti arba kopijuoti informaciją: tiekėjo rekvizitus, sumą, PVM, mokėjimo terminą ir t.t. Šis procesas yra imlus laikui ir palieka daug erdvės žmogiškosioms klaidoms.

Tuo tarpu tikroji e. sąskaita – tai struktūrizuotas duomenų rinkinys, sukurtas pagal griežtai apibrėžtą standartą, dažniausiai XML (angl. eXtensible Markup Language) formatu. Įsivaizduokite tai ne kaip paveikslėlį, o kaip iš anksto sužymėtą ir tvarkingai į „stalčiukus“ sudėliotą informaciją. Kiekvienas duomenų elementas (suma, data, pirkėjo kodas, prekės eilutė) turi savo unikalią žymą. Būtent ši struktūra leidžia informacinėms sistemoms – tiek siuntėjo, tiek gavėjo – automatiškai nuskaityti, atpažinti ir apdoroti visą sąskaitos informaciją be jokio žmogaus įsikišimo. Tai yra pamatinis skirtumas, atveriantis duris į visišką atsiskaitymų proceso automatizavimą.

Teisinis reglamentavimas: Europos Sąjungos ir Lietuvos kelias

E. sąskaitų populiarėjimas nėra savaiminis reiškinys. Tai kryptingos politikos, ypač Europos Sąjungos lygmeniu, rezultatas. Siekdama suvienodinti bendrąją rinką, sumažinti administracinę naštą ir paskatinti skaitmeninę ekonomiką, ES priėmė 2014 m. balandžio 16 d. direktyvą 2014/55/ES dėl elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimo viešuosiuose pirkimuose.

Ši direktyva įpareigojo visas ES šalis nares, įskaitant Lietuvą, sukurti nacionalinius standartus atitinkančią aplinką ir užtikrinti, kad perkančiosios organizacijos (valstybės ir savivaldybių institucijos, joms pavaldžios įstaigos) gebėtų priimti ir apdoroti Europos standartą atitinkančias e. sąskaitas. Lietuvoje šios nuostatos buvo perkeltos į nacionalinę teisę ir nuo 2019 m. liepos 1 d. viešojo sektoriaus subjektai privalo priimti e. sąskaitas, teikiamas per specialiai tam sukurtą informacinę sistemą „E. sąskaita“, kurią administruoja VĮ „Registrų centras“.

Šis B2G (angl. Business-to-Government) sektoriaus pokytis tapo galingu katalizatoriumi visai rinkai. Įmonės, dirbančios su viešuoju sektoriumi, buvo priverstos prisitaikyti ir pradėti naudoti e. sąskaitas. Taip jos natūraliai pamatė šio sprendimo naudą ir pradėjo jį taikyti bendraudamos ir su kitais verslo partneriais (B2B – angl. Business-to-Business).

E. sąskaitos nauda verslui: nuo kaštų taupymo iki strateginio pranašumo

Verslo įmonėms perėjimas prie e. sąskaitų atneša kompleksinę ir pamatuojamą naudą, kurią galima suskirstyti į kelias pagrindines sritis.

• Tiesioginis išlaidų mažinimas. Tai akivaizdžiausias privalumas. Atsisakius popierinių sąskaitų, nebereikia išlaidauti popieriui, spausdintuvų kasetėms, pašto ženklams ir vokams. Nors vienos sąskaitos savikaina gali atrodyti menka, per metus didesnėje įmonėje susidaro tūkstantinės sumos. Be to, sutaupoma ir archyvavimo kaštų – nebereikia brangių segtuvų ir fizinės vietos dokumentams saugoti.
• Procesų efektyvumas ir laiko taupymas. Automatizuotas sąskaitų apdorojimas drastiškai sumažina rankinio darbo poreikį. Buhalteriams nebereikia gaišti laiko suvedinėjant duomenis, tad jie gali susitelkti į analitines, didesnę vertę kuriančias užduotis. Sąskaitos pasiekia gavėją akimirksniu, nelieka rizikos, kad laiškas pasimes pašte. Tai pagreitina visą pirkimo-pardavimo ciklą.
• Greitesni atsiskaitymai. Kadangi sąskaita iškart patenka į gavėjo sistemą ir gali būti automatiškai patvirtinama (jei atitinka pirkimo užsakymą), ženkliai sutrumpėja jos apmokėjimo laikas. Sklandesnis pinigų srautų valdymas yra gyvybiškai svarbus bet kurio verslo stabilumui ir augimui.
• Klaidų eliminavimas. Rankinis duomenų įvedimas yra pagrindinis klaidų šaltinis. Neteisingai įvesta suma, PVM kodas ar banko sąskaita gali sukelti rimtų nesklandumų, pareikalauti papildomo laiko aiškinantis ir taisant. E. sąskaita šią riziką sumažina iki minimumo, nes duomenys perduodami tiesiogiai iš vienos sistemos į kitą.
• Poveikio aplinkai mažinimas (tvarumas). Popieriaus gamyba reikalauja didelių medienos, vandens ir energijos išteklių. Perėjimas prie skaitmeninių dokumentų yra svarbus ir lengvai įgyvendinamas žingsnis, kuriuo įmonė prisideda prie aplinkosaugos. Tai tampa vis svarbesniu įmonės įvaizdžio aspektu tiek klientų, tiek partnerių akyse.
• Saugumas ir atsekamumas. Tinkamai įdiegta e. sąskaitų sistema yra saugesnė už siuntimą el. paštu. Naudojant specializuotus operatorius ar valstybinę sistemą, dokumentų perdavimas vyksta saugiais, šifruotais kanalais. Visada galima tiksliai matyti, kada sąskaita buvo išsiųsta, gauta ir peržiūrėta, o tai eliminuoja ginčus dėl negautų dokumentų.

Nauda privatiems asmenims: patogumas ir finansų kontrolė

Nors e. sąskaitos koncepcija dažniau aptariama verslo kontekste, ji teikia apčiuopiamą naudą ir kiekvienam iš mūsų. Vis daugiau komunalinių paslaugų teikėjų, telekomunikacijų bendrovių ar draudimo įmonių siūlo savo klientams gauti sąskaitas elektroniniu formatu. Dažnai tai būna ne tik PDF, bet ir galimybė sąskaitą gauti tiesiai į savo el. bankininkystę ar specialią savitarnos svetainę.

Pagrindiniai privalumai gyventojams:

• Patogumas. Visos sąskaitos vienoje vietoje – el. bankininkystėje ar paslaugų teikėjo savitarnoje. Nebereikia kaupti popierinių lapelių, kurie linkę pasimesti.
• Greitas apmokėjimas. Gavus tokią sąskaitą, dažnai užtenka kelių mygtukų paspaudimų, kad ji būtų apmokėta – visi rekvizitai ir mokėjimo suma jau būna užpildyti.
• Išlaidų stebėjimas ir archyvas. Elektroninis archyvas leidžia lengvai sekti savo išlaidas, palyginti skirtingų mėnesių sąskaitas ir geriau planuoti asmeninį biudžetą. Prireikus senos sąskaitos, ją galima rasti per kelias sekundes, užuot vartant senus segtuvus.
• Ekologija. Kaip ir verslo atveju, atsisakydami popierinių sąskaitų prisidedame prie medžių ir gamtos išteklių saugojimo.

Kaip veikia e. sąskaitų ekosistema?

E. sąskaitų siuntimas ir gavimas gali vykti keliais pagrindiniais būdais, kurie sudaro vientisą ekosistemą.

1. Tiesioginis sujungimas (angl. Point-to-Point). Teoriškai dvi įmonės galėtų susitarti dėl formato ir sukurti tiesioginį ryšio kanalą tarp savo apskaitos sistemų. Tačiau praktikoje tai sudėtinga ir brangu, ypač kai partnerių yra daug ir jie naudoja skirtingą programinę įrangą.

2. E. sąskaitų operatoriai. Tai populiariausias B2B modelis. Operatoriai veikia kaip tarpininkai, savotiški „skaitmeniniai paštininkai“. Įmonė siuntėja integruoja savo apskaitos sistemą su vienu operatoriumi ir jam vienu formatu siunčia visas e. sąskaitas. Operatorius tuomet pasirūpina sąskaitos konvertavimu į gavėjo pageidaujamą formatą ir pristatymu per jo naudojamą operatorių tinklą. Šis modelis užtikrina lankstumą ir universalumą.

3. Valstybinė sistema „E. sąskaita“. Lietuvoje veikianti sistema yra privaloma viešajam sektoriui, tačiau ja gali naudotis ir privatus verslas sąskaitoms teikti tiek viešajam, tiek privačiam sektoriui. Įmonė gali prisijungti prie portalo, rankiniu būdu suvesti sąskaitos duomenis arba, kas yra kur kas efektyviau, integruoti savo apskaitos sistemą su „E. sąskaita“ per API sąsają. Tai leidžia automatizuoti sąskaitų siuntimą ir gavimą.

Nuo ko pradėti? Žingsniai įmonės kelyje į e. sąskaitas

Įmonei, nusprendusiai pereiti prie e. sąskaitų, procesas gali atrodyti bauginantis, tačiau suskaidžius jį į etapus, viskas tampa kur kas aiškiau.

1. Vidaus procesų įvertinimas. Pirmiausia reikia įvertinti dabartinę sąskaitų išrašymo ir gavimo tvarką. Kiek sąskaitų išrašoma ir gaunama per mėnesį? Kiek laiko sugaištama jas apdorojant? Kokia apskaitos programa naudojama?
2. Sprendimo pasirinkimas. Atsižvelgiant į poreikius, reikia pasirinkti tinkamiausią kelią. Ar pakaks naudotis tik valstybine „E. sąskaita“ sistema? O galbūt verta rinktis komercinį e. sąskaitų operatorių, kuris pasiūlys platesnį funkcionalumą, integracijas ir klientų aptarnavimą? Svarbu įvertinti kainodarą, siūlomas integracijos galimybes su naudojama apskaitos sistema.
3. Techninis diegimas ir integracija. Tai pats svarbiausias etapas. Reikia užtikrinti sklandų apskaitos sistemos sujungimą su pasirinktu e. sąskaitų kanalu. Dažniausiai tam pasitelkiami IT specialistai arba paslaugos teikėjo pagalba.
4. Darbuotojų mokymai. Svarbu apmokyti darbuotojus, ypač buhalterius ir vadybininkus, dirbti su nauja sistema, paaiškinti jos privalumus ir naujus procesus.
5. Komunikacija su partneriais. Informuokite savo klientus ir tiekėjus apie perėjimą prie e. sąskaitų. Paskatinkite juos taip pat priimti ar teikti sąskaitas šiuo formatu – abipusė nauda bus didžiausia.

Ateities perspektyvos: Ar B2B taps privalomas?

Žvelgiant į ateitį, e. sąskaitų plėtra tikrai nesustos. Daugelis Europos šalių, tokių kaip Italija, Prancūzija, Lenkija, jau įvedė arba planuoja įvesti privalomą e. sąskaitų naudojimą ir B2B sektoriuje. Taip siekiama dar efektyviau kovoti su PVM sukčiavimu (vadinamąja PVM grobstymo schema), rinkti mokesčius realiu laiku ir toliau skaitmenizuoti ekonomiką. Nors Lietuvoje kol kas konkrečių datų dėl privalomo B2B nėra, akivaizdu, kad tai tik laiko klausimas. Verslas, kuris pradės ruoštis šiam pokyčiui jau dabar, įgis neabejotiną konkurencinį pranašumą ir išvengs streso, kai permainos taps neišvengiamos.

E. sąskaita nebėra tik technologinė naujovė ar buhalterijos įrankis. Tai strateginis sprendimas, leidžiantis verslui veikti greičiau, skaidriau ir efektyviau, o gyventojams – patogiau tvarkyti savo finansus. Tai kelias į tvaresnę, labiau automatizuotą ir konkurencingesnę ekonomiką. Kuo greičiau priimsime šią skaitmeninę transformaciją, tuo didesnę naudą pajusime kiekvienas iš mūsų.